Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kultainen metsä -toiminimen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 9.3.2026. Päivitetty 14.9.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Kultainen metsä
Y-tunnus: 2039079-8
Kirkkotie 64 a
95220 Simoniemi

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Niina Gustafsson
Sähköposti: info@niinagustafsson.fi

Henkilötietojen käsittelyä tai rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat yhteydenotot voi lähettää yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

3. Rekisterin nimi

Kultainen metsä -toiminimen asiakas-, yhteydenotto- ja uutiskirjerekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

asiakkaan yhteydenottoihin ja ajanvarauksiin vastaaminen
asiakassuhteen muodostaminen, ylläpitäminen ja hoitaminen
sovittujen palveluiden toteuttaminen
asiakkaan kanssa viestiminen sähköpostitse, puhelimitse ja WhatsAppin välityksellä
maksujen, kirjanpidon ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
uutiskirjeen lähettäminen sen tilanneille henkilöille
verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta lähetettyjen yhteydenottojen käsittely
rekisterinpitäjän oikeuksien ja oikeudellisten vaatimusten selvittäminen, laatiminen tai puolustaminen tarvittaessa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tilanteesta riippuen:

Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen asiakkaan pyytämän palvelun järjestämiseksi, toteuttamiseksi tai asiakassuhteen hoitamiseksi.

Lakisääteinen velvoite, kun tietojen säilyttäminen tai käsittely perustuu esimerkiksi kirjanpitoa tai verotusta koskevaan lainsäädäntöön.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kun henkilötietoja käsitellään olemassa olevan asiakassuhteen hallinnointiin, tarpeelliseen yhteydenpitoon, toiminnan tietoturvaan tai oikeudellisten vaatimusten selvittämiseen, laatimiseen tai puolustamiseen.

Suostumus, kun henkilö tilaa Kultaisen metsän uutiskirjeen tai silloin, kun käsittely muutoin perustuu nimenomaisesti suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista eikä asiakkuus edellytä uutiskirjeen tilaamista. Asiakkaita ei lisätä uutiskirjelistalle pelkän asiakkuuden perusteella.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai sellaiseen profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Kultainen metsä pyrkii keräämään ja säilyttämään vain toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Asiakasrekisteri

Varsinaiseen asiakasrekisteriin voidaan tallentaa:

nimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite
asiakkuuden alkamispäivä

Asiakaskohtaamisten sisältöä tai asiakkaan terveydentilaa, diagnooseja, traumaattisia kokemuksia tai muita arkaluonteisia elämäntilannetietoja ei tallenneta asiakasrekisteriin.

Yhteydenotot ja asiakasviestintä

Asiakkaan tai yhteydenottajan itse toimittamia tietoja voidaan käsitellä:

sähköpostissa
WhatsApp-viesteissä
puhelinyhteydenpidossa
verkkosivuston yhteydenottolomakkeella

Verkkosivuston yhteydenottolomakkeella kerätään nimi ja sähköpostiosoite sekä henkilön mahdollisesti itse viestikentässä ilmoittamat tiedot.

Asiakas tai yhteydenottaja voi oma-aloitteisesti kertoa viestinnän yhteydessä myös henkilökohtaisia tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Kultainen metsä ei lähtökohtaisesti pyydä tällaisia tietoja sähköpostitse, WhatsAppissa tai yhteydenottolomakkeella, elleivät ne ole asian käsittelemiseksi tarpeellisia.

Puhelimen yhteystiedot

Asiakkaan nimi ja puhelinnumero voidaan tallentaa rekisterinpitäjän puhelimen yhteystietoihin asiakasviestinnän mahdollistamiseksi. Puhelimen yhteystiedot voivat synkronoitua rekisterinpitäjän Google-tilille.

Uutiskirje

Uutiskirjeen tilaajista voidaan käsitellä:

sähköpostiosoitetta
nimeä, jos tilaaja on sen ilmoittanut
uutiskirjeen tilaamiseen, suostumukseen ja tilauksen peruuttamiseen liittyviä tietoja
uutiskirjepalvelun teknisiä tietoja siinä laajuudessa kuin käytetty palvelu niitä käsittelee.

Uutiskirjeen teknisenä palveluntarjoajana toimii Mailchimp.

Laskutus ja kirjanpito

Maksuihin, tositteisiin, laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen ja lakisääteisten kirjanpito- ja verovelvoitteiden täyttäminen edellyttävät.

6. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi:

verkkosivuston yhteydenottolomakkeella
sähköpostitse
puhelimitse
WhatsAppin kautta
uutiskirjeen tilauksen yhteydessä
ajanvarauksen tai asiakassuhteen yhteydessä
maksamisen tai muun asiakassuhteeseen liittyvän asioinnin yhteydessä.

Kultainen metsä ei lähtökohtaisesti kerää asiakkaistaan henkilötietoja ulkopuolisista rekistereistä tai julkisista lähteistä.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Asiakasrekisterin perustietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin niiden säilyttäminen on perusteltua asiakassuhteen luonteen, mahdollisen myöhemmän asioinnin sekä rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien kannalta. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.

Sähköposti- ja WhatsApp-viestejä säilytetään asiakassuhteen ja yhteydenpidon kannalta tarpeellisen ajan. Tarpeettomia viestejä poistetaan säännöllisesti. Viestejä voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen esimerkiksi sopimukseen, maksuun, reklamaatioon tai oikeudelliseen vaatimukseen liittyvän asian vuoksi.

Jos verkkosivuston kautta saatu yhteydenotto ei johda asiakassuhteeseen, tietoja säilytetään vain niin kauan kuin yhteydenoton käsitteleminen sitä edellyttää.

Uutiskirjeen tilaajan tietoja käsitellään niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa. Tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeessä olevan peruutuslinkin kautta. Tämän jälkeen tietoja voidaan käsitellä siinä laajuudessa ja niin kauan kuin se on tarpeen tilauksen peruuttamisen ja markkinointikiellon noudattamisen osoittamiseksi.

Kirjanpitoon ja verotukseen liittyviä tietoja säilytetään sovellettavan lainsäädännön edellyttämät säilytysajat.

Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole käsittelyperustetta tai lakisääteistä velvoitetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Kultainen metsä ei myy henkilötietoja.

Henkilötietoja voidaan käsitellä Kultaisen metsän käyttämissä palveluissa siinä määrin kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi ja yritystoiminnan hoitamiseksi.

Tällaisia palveluita ovat muun muassa:

Webnode, verkkosivuston, yhteydenottolomakkeen ja yrityssähköpostin teknisenä palveluntarjoajana
Mailchimp, uutiskirjeen ja uutiskirjelistan teknisenä palveluntarjoajana
Google, puhelimen yhteystietojen synkronointiin ja tilipalveluihin liittyvänä palveluntarjoajana
WhatsApp / Meta, asiakasviestinnässä silloin, kun asiakkaan kanssa viestitään WhatsAppin kautta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä maksamiseen, kirjanpitoon, tekniseen ylläpitoon tai muihin yritystoiminnan kannalta tarpeellisiin palveluihin liittyvissä järjestelmissä.

Palveluntarjoajat voivat käyttää omia alihankkijoitaan palveluidensa tuottamiseen.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille silloin, kun laki sitä edellyttää tai kun se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen selvittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi.

9. Henkilötietojen siirrot EU ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa Kultaisen metsän käyttämistä palveluntarjoajista tai niiden alihankkijoista voi käsitellä henkilötietoja EU tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Esimerkiksi uutiskirjepalvelu Mailchimp voi käsitellä henkilötietoja Yhdysvalloissa ja muissa maissa.

Kun henkilötietoja siirretään EU tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen kulloinkin soveltuvaa siirtoperustetta ja asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymää riittävyyspäätöstä, EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä tai Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10. Rekisterin suojaaminen ja tietoturva

Kultainen metsä käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja toteuttaa niiden suojaamiseksi käsittelyn riskeihin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä.

Varsinaista asiakasrekisteriä säilytetään rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla tietokoneella. Rekisteristä säilytetään suojattua varmuuskopiota ulkoisella tallennusvälineellä.

Tietokone ja tallennusvälineet on suojattu asiattomalta käytöltä. Henkilötietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjällä sekä tarvittaessa sellaisilla palveluntarjoajilla, jotka käsittelevät tietoja palvelun tuottamiseksi.

Henkilötietoja sisältäviä verkkopalvelutilejä suojataan vahvoilla salasanoilla ja käytettävissä olevilla kirjautumisen lisäsuojauksilla, kuten kaksivaiheisella tunnistautumisella.

Tietoliikenteen ja verkkopalveluiden suojaamisessa hyödynnetään palveluntarjoajien tarjoamia teknisiä tietoturvatoimia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tilanteesta riippuen oikeus:

saada tietää, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja
saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin
pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista
pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun niiden käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa säädetyissä tilanteissa
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
vastustaa henkilötietojensa käyttämistä suoramarkkinointiin milloin tahansa
saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Esimerkiksi henkilötietoja ei voida poistaa, jos niiden säilyttäminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen:

info@niinagustafsson.fi

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Evästeet ja verkkosivuston tekniset tiedot

Verkkosivusto voi käyttää sen teknisen toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja muita vastaavia teknologioita.

Jos verkkosivustolla käytetään sellaisia analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä tai teknologioita, jotka edellyttävät käyttäjän suostumusta, niitä käytetään vasta asianmukaisen suostumuksen perusteella.

Evästeiden ja verkkosivuston teknisten palveluiden käyttö voi muuttua sivuston ominaisuuksien ja käytössä olevien palveluiden muuttuessa.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kultainen metsä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, käytettävät palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivustolla www.niinagustafsson.fi.